WHISTLEBLOWING

Cosa è il whistleblowing

Il whistleblowing rappresenta un tema cruciale nel panorama della trasparenza e dell’integrità, sia in ambito pubblico che privato. Questa pratica si riferisce alla segnalazione di comportamenti scorretti o illeciti osservati all’interno di un’organizzazione, con l’obiettivo di tutelare l’interesse collettivo e garantire il rispetto delle normative vigenti.

Tali condotte possono includere episodi di corruzione, frodi finanziarie, violazioni ambientali, discriminazioni o abusi nei confronti dei lavoratori. Lo scopo principale del whistleblowing è prevenire o fermare comportamenti dannosi, garantendo la riservatezza e la sicurezza della persona che effettua la segnalazione.

La figura del whistleblower, ovvero colui che segnala tali comportamenti, è fondamentale per il funzionamento corretto delle istituzioni e delle imprese.

L’identità del whistleblower deve essere protetta e non può essere divulgata senza il suo consenso, mentre eventuali atti di discriminazione o licenziamento nei confronti del segnalante sono vietati e possono essere perseguiti legalmente.

Attraverso il whistleblowing, si contribuisce a prevenire situazioni dannose, promuovendo una cultura basata sull’etica e sulla responsabilità.

Cosa si può segnalare

Le segnalazioni possono riguardare comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in;

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Non rientrano nell’oggetto di questa procedura le segnalazioni di carattere personale, per esempio inerenti al proprio contratto di lavoro, che sono regolate da altre procedure dell’ente.

Sono condizioni per la segnalazione:

• Ragionevolezza: al momento della segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate siano vere e rientrino nell’ambito della normativa
• Modalità: la segnalazione o divulgazione pubblica deve essere effettuata utilizzando i canali previsti (interno, esterno e divulgazione pubblica) secondo i criteri indicati da ANAC e verificabili sul sito internet https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

Chi può segnalare

Le procedure di whistleblowing incoraggiano a segnalare chiunque acquisisca, nel contesto dell’attività lavorativa, informazioni sugli illeciti commessi dall’organizzazione o per conto dell’organizzazione.

Lo scopo è quello di facilitare la comunicazione di informazioni relative a violazioni riscontrate durante l’attività lavorativa. A tale scopo lo spettro delle potenziali persone segnalanti è molto ampio.

Possono effettuare una segnalazione attraverso la procedura le seguenti categorie di soggetti:

• Dipendenti;
• Collaboratori;
• Fornitori, subfornitori e dipendenti e collaboratori degli stessi;
• Liberi professionisti, consulenti, lavoratori autonomi;
• Volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti;
• Azionisti o persone con funzione di amministrazione, direzione, vigilanza, controllo o rappresentanza;
• Ex dipendenti, ex collaboratori o persone che non ricoprono più una delle posizioni indicate in precedenza;
• Soggetti in fase di selezione, di prova o il cui rapporto giuridico con l’ente non sia ancora iniziato.

E’ protetta anche l’identità dei soggetti facilitatori, ossia le persone fisiche che assistono una persona segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo.

Gestione delle segnalazioni

L’APSP Matteo Remaggi mette a disposizione delle persone segnalanti canali diversi per le segnalazioni di violazioni ai sensi della presente procedura. In particolare, è possibile effettuare segnalazioni in forma orale e in forma scritta.

Per quanto riguarda le segnalazioni in forma scritta, l’ente mette a disposizione una piattaforma informatica crittografata, fornita da Transparency International Italia e Whistleblowing Solutions attraverso il progetto WhistleblowingIT.

La piattaforma utilizza GlobaLeaks, il principale software open-source per il whistleblowing.

Al termine della segnalazione la persona segnalante riceve un codice univoco di 16 cifre, con il quale può accedere alla segnalazione e dialogare in maniera bidirezionale con il soggetto ricevente, scambiare messaggi e inviare nuove informazioni. Tutte le informazioni contenute sulla piattaforma sono crittografate e possono essere lette solo da soggetti abilitati alla ricezione della segnalazione.

Non è possibile gestire altre segnalazioni ricevute in forma scritta. Qualora queste fossero inviate, il soggetto ricevente, ove possibile, inviterà la persona segnalante a presentare nuovamente la segnalazione tramite la piattaforma informatica.

Per le segnalazioni in forma orale, si invita la persona segnalante a contattare il soggetto ricevente, richiedendo disponibilità per un colloquio telefonico o, eventualmente, un incontro personale.

Le segnalazioni in forma orale vengono verbalizzate e il verbale deve essere firmato dalla persona segnalante, affinché sia processato.

È opportuno ricordare che le segnalazioni in forma orale non offrono la stessa riservatezza tecnologica delle segnalazioni effettuate tramite piattaforma crittografata.

Al termine del percorso di segnalazione la piattaforma mostra un codice di ricevuta a conferma che la segnalazione è stata consegnata e presa in carico dal soggetto ricevente.

Entro 7 giorni, il soggetto ricevente conferma alla persona segnalante la presa in carico della segnalazione e invita il soggetto segnalante a monitorare la sua segnalazione sulla piattaforma per rispondere a possibili richieste di chiarimenti o approfondimenti.

Entro 3 mesi dal giorno della segnalazione, il soggetto ricevente comunica alla persona segnalante un riscontro rispetto alle attività di accertamento svolte per verificare le informazioni comunicate nella segnalazione.

Il riscontro fornito entro 3 mesi può coincidere con l’esito delle attività di accertamento. Qualora queste non fossero concluse, il ricevente invita la persona segnalante a tenere monitorata la piattaforma fino a conoscere l’esito definitivo delle stesse.

Tutela della riservatezza

Il soggetto ricevente è tenuto a trattare le segnalazioni preservandone la riservatezza. Le informazioni relative all’identità del soggetto segnalante, del soggetto segnalato e di ogni altra persona menzionata nella segnalazione sono trattate secondo i principi di confidenzialità. Allo stesso modo, sono trattate in modo confidenziale anche tutte le informazioni contenute nella segnalazione.

L’identità della persona segnalante non può essere rivelata senza il suo consenso. La conoscenza delle segnalazioni e dei relativi atti di accertamento sono sottratti anche al diritto all’accesso amministrativo da parte dei soggetti interessati.

L’unico motivo di possibile rivelazione dell’identità della persona segnalante può avvenire nel caso in cui gli atti di accertamento siano inoltrati presso una procura ordinaria o contabile e la conoscenza della stessa sia necessaria ai fini del diritto di difesa durante un procedimento giudiziario ordinario o contabile presso la Corte dei conti.

La riservatezza è garantita attraverso strumenti tecnologici, quali la piattaforma crittografata per le segnalazioni e un protocollo riservato, e all’interno di processi organizzativi volti a minimizzare la circolazione delle informazioni.

È possibile anche l’invio di segnalazioni anonime. Il soggetto ricevente può decidere se processarle o meno. In ogni caso, le segnalazioni vengono trattate secondo gli stessi principi di riservatezza.

Tuttavia, nel caso di segnalazioni anonime, il soggetto ricevente non ha conoscenza dell’identità della persona segnalante e potrebbe involontariamente esporlo durante le attività di accertamento.

[Informativa privacy]

Tutela dalle ritorsioni

La persona cui si fa riferimento nella segnalazione come responsabile del sospetto di illecito beneficia di misure di protezione dell’identità analoghe a quelle della persona segnalante e delle altre persone menzionate nella segnalazione.

In aggiunta alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante e dei soggetti menzionati nella segnalazione, nonché del contenuto della stessa, esistono altre forme di tutela garantite attraverso questa procedura.

Viene infatti garantita protezione alla persona segnalante contro ogni forma di ritorsione o discriminazione che dovesse subire in seguito e a causa di una segnalazione. Per ritorsione si intende qualsiasi azione o omissione minacciata o reale, diretta o indiretta, collegata o derivante da segnalazioni di illeciti effettivi o sospetti, che causi o possa causare danni fisici, psicologici, danni alla reputazione della persona, perdite economiche.

Tra le possibili discriminazioni rientrano:

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
• note di merito o referenze negative;
• misure disciplinari o altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
• la discriminazione o un trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto a termine;
• danni, anche alla reputazione della persona, pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e di redditi;
• l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore in futuro;
• la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; l’annullamento di una licenza o di un permesso; la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Canali esterni per la segnalazione

La legge permette di effettuare anche segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione.

La persona segnalante può segnalare esternamente all’ente qualora abbia già effettuato una segnalazione a cui non è stato dato seguito, qualora abbia fondati motivi di ritenere che a una segnalazione interna non sia dato seguito o che questa possa determinare un rischio di ritorsione o qualora abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le modalità di segnalazione all’Autorità Nazionale Anticorruzione sono disponibili alla pagina dedicata sul sito dell’ANAC: anticorruzione.it/-/whistleblowing.

Sanzioni

Il Decreto Legislativo n.24/2023 prevede sanzioni amministrative, irrogabili da parte dell’Autorità Nazionale Anticorruzione in caso di violazione delle norme sul whistleblowing.

Le sanzioni riguardano in modo specifico eventuali ritorsioni contro i soggetti segnalanti, violazioni dell’obbligo di riservatezza, il boicottaggio a un tentativo di segnalazione, la mancata presa in carico di una segnalazione o un’insufficiente attività istruttoria avviata in seguito alla stessa.

Sono altresì sanzionabili gli abusi del sistema di segnalazione, con possibili sanzioni per colui che calunnia o diffama un altro soggetto a mezzo della procedura.

L’Azienda può procedere disciplinarmente contro i soggetti responsabili di queste condotte.